Робочий день секретаря

Робочий   день   секретаря.

  1.Прийти на роботу   за   15   хв.   До   приходу   керівника,   для   того,   щоб
перевірити стан робочого місця, опорядитися, переглянути план   на   майбутній
день, уточнити дату на календарі.
  2.Підібрати відповідно до плану на поточний   день   потрібні   документи   і
справи.
3.Одержати в експедиції кореспонденцію, розкрити конверти, ознайомитися зі
змістом і зареєструвати, відкласти документи,   що   вимагають   першочергового
рішення керівника. По інших   документах   підготувати   варіанти   можливих   чи
відповідей   розподілити   по   виконавцях.   Досвідчений   секретар   ніколи   не
покладе на стіл керівнику всю кореспонденцію, попередньо не проробивши   неї.
Рекомендується: для   полегшення   ознайомлення   керівника   з   кореспонденцією
виділяти основну думку документа шляхом підкреслення.   Крім   того,   секретар
повинний підібрати документи, що   відносяться   до   питань,   що   міститься   в
кореспонденції,   щоб   керівник   міг   глибше   вивчити   проблему   і   прийняти
потрібне рішення.
  4.Докласти керівнику про кореспонденцію.
  5.Уточнити разом з керівником   зміст   намічуваних   заходів   на   поточний
день.   Якщо   виникають   зміни,   то   секретар   повинний   зробити   відповідні
позначки у своїх записах. Виконані чи скасовані заходи викреслити.   Потрібно
уточнити   наслідок   записів   у   своєму   щоденнику   і   щоденнику   керівника.
Послідовність   заходів   повинна   бути   однакової.   Різниця   буде   в   заходах
секретаря по виконанню позначеного. Наприклад, якщо   в   керівника   зроблений
запис: « у 15.00 бути на нараді в міністерстві», те в   секретаря   вона   буде
виглядати так: « 14,30   –   нагадати   про   нараду   в   міністерстві   в