Документне забезпечення управління

2.Документ, його роль та місце в управлінні
      Поняття «документ» широко застосовується в усіх сферах діяльності. Його розуміють порізному, в залежності від специфіки тих об'єктів, яким надається статус документа.
      На міжнародному рівні найбільш загально визнано визначення документа як запис інформації, яка може бути використана як одиниця в документаційному процесі. У відповідності зі стандартами ІСО, інформація може бути записаною у будь-який спосіб фіксування будь-яких відомостей, тобто за допомогою не тільки знакового письма, але й зображення, звуку тощо. Таке визначення дозволяє причислити до документа всі матеріальні об'єкти, які можна використати для передачі інформації в суспільстві.
      Виходячи з визначень документа, які зафіксовані в державних стандартах України, основними ознаками документа є:
        • наявність інформації, яка має певний зміст;
        • стабільна матеріальна форма, яка забезпечує довготривале використання та зберігання документа;
        • функціональна визначеність для передачі інформації у просторі та часі тобто для використання у соціальних комунікаційних каналах (наприклад, управлінський документ);
      Таким чином, головною складовою документа є інформація, тобто найрізноманітніші дані, відомості, повідомлення, знання тощо.
      Інформація зафіксована в документі, має свою специфіку, яка проявляється чином:
        • документ - носій соціальної інформації, тобто інформації яка створена людиною;
        • документальна інформація має бути змістовною, оскільки є результатом інтелектуальної діяльності людини;
        • інформація передається дискретно, тобто у вигляді окремих повідомлень, переважно завершеного характеру;
        • повідомлення являє собою закодований текст у певній знаковій системі;
        • інформація зафіксована на матеріальному носієві у спосіб, який створено людиною (письмово, графічно, звукозаписом тощо).
      Для документа є характеристикою також стабільна матеріальна форма. Таким чином, документ становить собою єдність матеріальної форми і інформації, яка в ній зафіксована. Двоєдина природа документа - одна з його особливостей, відсутність будь-якої з цих