Сутність Автоматизації Документообігу

СУТНІСТЬ АВТОМАТИЗАЦІЇ ДОКУМЕНТООБІГУ

    Метою дослідження є висвітлення сутності автоматизації документообігу.
    Для досягнення мети цього дослідження необхідно розв’язати такі завдання: розглянути поняття „автоматизація” документообігу, визначити стадії організації автоматизованого документообігу, проаналізувати необхідність та проблеми впровадження автоматизації документообігу.
    Сучасний темп суспільного життя практично визначив інтенсивність потоків документної інформації, її мобільність, надлишок і водночас недостатність. При значному збільшенні обсягів інформації діловодство на паперових носіях скоротилося. Цього досягнуто за рахунок розвитку сучасних технологій роботи з документною інформацією: застосування автоматизованого введення документів у комп’ютер; упровадження текстового та графічного видів опрацювання документів, що дає змогу просто й оперативно вносити зміни; застосування систем електронного документообігу та сучасних засобів опрацювання документів; швидкого доступу до довідкової інформації через міжнародні бази даних та відповідні комп’ютерні мережі [4, с. 66].
    Так, за статистичними даними, 15% паперових документів губляться, а для їх пошуку працівники витрачають близько 30% свого часу. Автоматизація документообігу дозволяє збільшити продуктивність праці співробітників на 25 - 50%, більш ніж на 75% зменшити час на опрацювання документів і на 80% знизити витрати на площі для зберігання документів [3, с. 91].
    Слово „автоматизація” походить від грецького слова „автомат”, що означає „саморушний”. Таку назву давали тим механізмам, які діяли самостійно, без втручання людини. Автоматизація – один із напрямів науково-технічного прогресу, спрямований на застосування саморегульованих засобів і систем керування, що звільняють