Організація документообігу в банку

18. Організація документообігу в банку.

Розробка механізму управління документообігом є необхідною складовою організації бухгалтерського обліку, що забезпечує:
 стабільність роботи бухгалтерської служби;
 чіткість руху та оперативність обробки документів;
 своєчасність прийняття управлінських рішень.
Графік документообігу - це затверджений порядок обробки інфор¬мації, яка подана в первинних документах. Графік регламентує строки складання, надання та обробки первинних документів, визначає перелік документів, посадових осіб, відповідальних за складання документів, порядок передачі документів по інстанціях для обробки, строк над¬ходження документів до бухгалтерії, термін обробки і проходження до¬кументів всередині облікового відділу, завершення всіх робіт за звітний період до складання звітності.
Форма графіка не регламентована. Порядок складання та обсяг характеристик у кожному конкретному випадку визначають організато¬ри, проектувальники. Найчастіше у графіках фіксуються тільки основні характеристики руху, які забезпечують виконання облікових робіт: строки передавання (здавання) документів, особи або структурні під¬розділи, які відповідають за передавання документа та дотримання строків. В окремих випадках характеристики руху конкретизують: крім посад виконавців, вказують їх прізвища. Строки можуть бути конкретизовані за годинами і хвилинами.
Графік документообігу повинен передбачати оптимальну кількість підрозділів і виконавців, через яких проходить кожний первинний документ, мінімальний термін знаходження його у підрозділі [5].
Графік документообігу може оформлятися у вигляді схеми або переліку робіт із складання, передачі і обробки документів, що вико¬нуються кожним підрозділом і кожним виконавцем із зазначенням взаємозв'язку між